Воинский учет в 1С: какие справочники заполнить, чтобы отчеты формировались

Привет, ребят! На связи ведущий программист 1С Иван Николенко из компании OSMINOG PROJECT.

Вести воинский учёт в 1С — это не про дань закону. Это ваш пропуск в мир спокойствия и отсутствия проблем с военкоматом.

Многие компании, особенно те, где кадровым учётом занимаются по остаточному принципу, сталкиваются с одной и той же проблемой: отчёты для военкомата не формируются.

На поверку причина чаще всего банальна и не требует вызова дорогостоящих специалистов — в программе просто не заполнены или заполнены неверно данные в нескольких ключевых справочниках.

Процесс настройки воинского учёта в 1С довольно прост. Чтобы система начала корректно собирать данные для отчётности, нужно выполнить всего три основных действия.

Шаг 1: назначаем ответственного

Первым делом необходимо назначить сотрудника, который будет отвечать за ведение воинского учёта в организации. Для этого нужно зайти в карточку вашей организации (раздел «Главное» — «Организации»).

В группе настроек «Подписи» укажите ответственного сотрудника. Эта информация в дальнейшем будет автоматически подставляться в печатные формы документов.

Шаг 2: настраиваем функциональность программы

Самый важный, но часто упускаемый шаг — это включение самого функционала воинского учёта в программе. По умолчанию он может быть отключён.

Для этого перейдите в раздел «Настройки» → «Кадровый учёт». В открывшемся окне найдите подраздел «Воинский учёт» и установите флажок «Ведётся воинский учёт». На этом базовая настройка программы завершена.

Шаг 3: заполняем справочник «Физические лица»

Следующий шаг — самый трудоёмкий, но критически важный для итоговой отчётности.

Необходимо зайти в карточку каждого сотрудника, подлежащего воинскому учёту (обычно все мужчины и женщины определённых специальностей).

В карточке сотрудника нужно найти раздел «Воинский учёт» и заполнить там все поля в строгом соответствии с предоставленными документами сотрудника (военный билет, приписное свидетельство).

Здесь потребуется заполнить такие реквизиты, как:

- Категория запаса и воинское звание.

- Состав (профиль), категория годности к военной службе.

- Код ВУС (военно-учётная специальность).

- Данные о военкомате, серия и номер военного билета и другие.

Даже если вы включили функционал и начали заполнять данные, итоговые отчёты могут всё ещё формироваться некорректно. Вот три самые частые и коварные «ловушки».

1. Не заполнен военкомат или его реквизиты не совпадают

Очень часто в справочнике «Сотрудники» указан военкомат, но не заполнен его «Код по ОКПО». Для формирования печатных форм (например, «Карточка гражданина, подлежащего воинскому учёту») и для отправки электронных сведений этот код обязателен.

Без него программа не всегда сможет сформировать корректный документ.

2. Пустое поле «Категория запаса» или «Состав»

Если у сотрудника в военном билете указано, что он находится в запасе, но в 1С в разделе «Воинский учёт» не выбрана «Категория запаса» (например, первый разряд или второй), то этот человек может автоматически не попасть в некоторые отчёты.

То же самое касается и поля «Состав (профиль)» (солдаты, матросы, сержанты, прапорщики, офицеры), так как это важный классификационный признак для военкоматов.

3. Ошибка в дате постановки на учёт

Иногда, при заполнении карточки, пользователи по невнимательности указывают дату постановки на воинский учёт позже даты приёма сотрудника на работу. Или, наоборот, дата кадрового документа позже даты введённых сведений.

Такие несоответствия дат — частая причина того, что сотрудник «выпадает» из выборки при формировании отчёта «Сведения о гражданах, подлежащих воинскому учёту».

Вот что рассказал нам Иван Николенко:

— Ко мне обратилась компания из сферы услуг, где работало около 50 мужчин. Кадровик жаловалась: "Иван, я заполнила военные билеты у всех! Но отчёт "Численность работающих и забронированных граждан" (форма № 6) выдаёт мне всего трёх человек!"

— Я начал проверку наугад. Открываю карточку первого сотрудника — есть и серия, и номер. Следующего — тоже всё заполнено. В чём же дело?

— Тогда я полез в саму печатную форму. В полях, которые должны были выводить код ВУС и должность, стояли прочерки. Оказывается, кадровик просто не знала: при заполнении данных в карточке нужно было выбрать из справочника не только название "военкомата", но и его КПП и ОКПО, а в разделе "Должности" указать для неё "категорию учёта забронированных".

— Мы с ней буквально за час исправили справочники: добавили недостающие реквизиты, уточнили категории по каждому подразделению. И сразу после этого форма № 6 заполнилась корректно.

Главный урок этой истории — 1С любит точность и требует заполнения всех, на первый взгляд незначительных, полей.

Организация корректного воинского учёта в 1С — задача, решаемая без мудреных танцев с бубном. В 95% случаев, когда отчёты не формируются, проблема кроется не в «сломанной» программе, и не в специфической настройке прав доступа, а в банально незаполненных, либо «пустующих» справочниках.

Проверьте в карточках сотрудников раздел «Воинский учёт» — особенно поля «Категория запаса», «Состав», «Код ВУС» и реквизиты военкомата.

Скорее всего, вы найдёте ту самую строчку, которую забыли, и ваша отчётность начнёт работать.