Привет, ребят! На связи ведущий программист 1С Иван Николенко из компании OSMINOG PROJECT. Сегодня расскажу вам о просто о сложном.
Штатное расписание — это официальный документ, который фиксирует структуру компании, все должности, количество ставок и оклады. В Трудовом кодексе нет прямого требования иметь этот документ, но в статье 57 говорится, что работа по должности должна соответствовать штатному расписанию.
Налоговики и трудовая инспекция могут его запросить при проверке. Так что лучше сделать один раз и правильно.
В конфигурации «1С:Зарплата и управление персоналом» (ЗУП) ведение штатки включается настройкой. В Бухгалтерии 8.3 такого функционала нет — там только зарплатные отчёты. Короткая пошаговая инструкция — далее.
1. Подготовка почвы: справочники «Подразделения» и «Должности»
Прежде чем создавать штатное расписание, нужно наполнить базовые справочники:
- «Подразделения» (раздел «Кадры» → «Подразделения») — создаём структуру компании.
- «Должности» (раздел «Кадры» → «Должности») — вносим все должности, которые планируете использовать.
2. Включаем ведение штатного расписания
Путь: «Настройка» → «Кадровый учёт» → ссылка «Настройка штатного расписания». Здесь нужно отметить несколько флажков:
Дополнительно можно установить флажок «Автоматическая проверка кадровых документов на соответствие штатному расписанию», чтобы программа сама проверяла свободные ставки при приёме.
3. Утверждаем штатное расписание
Теперь, когда настройки готовы, переходим к созданию документа. Путь: «Кадры» → «Штатное расписание» → «Создать» → «Утверждение штатного расписания».
В документе укажите месяц начала действия штатки, дату приказа и заполните список должностей с указанием подразделений, графика работы, количества единиц и видов начислений (оклад, надбавки). Для версий ПРОФ и КОРП также доступны вилка окладов, разряды, категории, автоматическое бронирование позиций перед приёмом и гибкая настройка печатных форм.
4. Как вносить изменения
Если нужно добавить новую должность, увеличить оклады или сократить ставку:
- Крупные изменения (новая редакция штатки) — используйте документ «Утверждение штатного расписания».
- Локальные правки (изменение по нескольким позициям на любую дату) — документ «Изменение штатного расписания».
5. Типовые ошибки, которые могут дорого обойтись
Кейс: как я спасал компанию от штрафа за путаницу в должностях
Рассказывает Иван Николенко:
— Ко мне пришёл собственник среднего бизнеса — компания производила мебель и росла на 30% в год. Кадры вели через Excel: штатное расписание лежало в Word, в 1С висела своя «правда».
При проверке налоговая запросила штатку и приказы за два года. Выяснилось, что менеджеры принимали людей на должности, которых в официальной штатке не было, а оклады в трудовых договорах не соответствовали утверждённым.
Компании грозил штраф до 100 тыс. рублей за каждого «левого» сотрудника и доначисление страховых взносов.
— Я экстренно включил историю изменений штатного расписания в 1С. Перевел всех действующих сотрудников на актуальные позиции через кадровый перевод с первой даты месяца.
— Сформировал единую штатку за три года задним числом — с датами утверждения каждой позиции. Налоговая приняла уточнённые сведения, штрафа удалось избежать. Стоимость наших работ была в пять раз меньше потенциальных санкций.
Итог
Штатное расписание в 1С —это важнейший управленческий инструмент. Правильная настройка с включением истории изменений и чёткое разграничение документов «Утверждение» и «Изменение» уберегут от налоговых рисков.
Иван советует: «Мое мнение — лучше потратить час на настройку сегодня, чем недели на исправление ошибок и объяснения с проверяющими завтра».
