Всем привет, на связи ведущий программист 1С Иван Николенко из компании OSMINOG PROJECT.
В работе с любой номенклатурой, которая требует строгого индивидуального учета (гарантийные, дорогостоящие, крупногабаритные товары), рано или поздно возникает проблема: нужно отслеживать каждую единицу отдельно.
И здесь серийный учёт становится просто необходимым механизмом учета. Особенно для фармацевтики, электроники, крупной бытовой техники и автомобильных запчастей.
Но включить серии просто так – половина дела. Если не настроить политики учёта и не подготовить сотрудников, можно получить хаос на складе, отрицательные остатки и сорванные отгрузки.
Как правильно организовать учет и не накосячить? Давайте по порядку.
Что даёт серийный учет и для чего он нужен бизнесу?
1. Контроль сроков годности. Стандартный учет партий не позволяет гибко управлять сроками. Механизм серийного учёта (с политикой FEFO — First Expired, First Out) даёт возможность отследить каждую единицу товара, у которой, например, заканчивается срок годности, и предложить отгрузить ее первой. Это помогает сократить потери от «забытой» просрочки и не допустить продажу некачественного товара клиенту.
2. Работа с серийными номерами производителя.Позволяет идентифицировать и отслеживать каждую единицу продукции по ее уникальному серийному номеру на всех этапах: от поступления на склад до конечной продажи.
3. Юридическая защита и качественный учёт. В случае спора о гарантии или комплектации вы в любой момент можете открыть документ и посмотреть, какой именно товар с каким серийным номером ушёл клиенту. Это минимизирует спорные ситуации и укрепляет репутацию.
Пошаговая настройка серийного учета в 1С:УТ 11
Шаг 1. Откройте «НСИ и администрирование» → «Настройка НСИ и разделов». В блоке «Номенклатура» перейдите по ссылке «Разрезы учета» и установите флажок «Серии товаров».
Шаг 2. Перейдите в «Классификаторы номенклатуры» → «Виды номенклатуры». Для нужного вида номенклатуры (тип должен быть «Товар») установите флажок «Серии». Система предложит выбрать идентификацию серии (один из двух вариантов):
- «Экземпляр» — для уникальных товаров (телефоны, ноутбуки, автомобили).
- «Партия» — для товаров со сроком годности (продукты, медикаменты).
Шаг 3. Настройте Политику учета серий («НСИ и администрирование» → «Классификаторы номенклатуры» → «Политики учета серий»). Доступны четыре типа:
Для склада с большой номенклатурой и сроками годности я рекомендую как минимум «Управление по FEFO остатками серий», а лучше — «Управление остатками серий» с контролем себестоимости.
Шаг 4. Поставьте флажки для типов операций, где нужно указывать серии (поступление, реализация, перемещение). Для товаров со сроками годности зайдите в карточку номенклатуры и установите флажок «Срок годности» с нужной точностью (до дней/месяцев).
Типовые ошибки и проблемы при внедрении
1. Отрицательные остатки. Возникают, если при отгрузке списывают товар с серией, которая еще не поступила на склад (нарушена последовательность документов) или если поступление оформлено позже списания.
2. Путаница между партией и серией. Когда в одном документе система берет не ту серию (из-за некорректных настроек политики учета), документ не проводится с ошибкой: «Не распределилось по партиям по серии».
3. «Забыли» указать серию. Одна из самых частых ошибок — сотрудник при отгрузке не просканировал или не указал серийный номер. В результате серийный номер товара «теряется», остатки в 1С расходятся с реальностью.
4. Дубль серийного номера. Если в систему пытаются завести один и тот же серийный номер повторно, 1С выдаст ошибку: «Запись с такими ключами уже существует». Это защита от мошенничества.
Реальный кейс: как я спасал учет серий для оптового склада
Ко мне обратилась крупная оптовая компания по продаже медицинских изделий и лекарственных препаратов.
Поставки шли большими партиями, многие позиции имели срок годности, а некоторые были ещё и промаркированы в системе «Честный знак».
Проблема была вот в чем: кладовщики при приемке вбивали сроки годности «на глаз», ошибки накапливались, а бухгалтерия в конце месяца потратила неделю на ручную корректировку остатков.
В отчете «Остатки товаров по срокам годности» каждая вторая партия была с истекающим сроком, но физически на складе она уже была продана.
Клиент нервничал: каждая проверка Росздравнадзора могла обернуться штрафом за “просрочку” в учете. А в 1С творился хаос — настройки серий были включены, но политики учета стояли "Справочное указание". То есть серии фиксировались, но остатки по ним никто не контролировал.
Что я сделал: пересобрал всю схему: для каждого вида номенклатуры (лекарства, расходники, медтехника) создали отдельные политики учета. Для рецептурных препаратов — "Управление по FEFO остатками серий", для техники — "Управление остатками серий" с полным контролем себестоимости.
Доработал ордерную схему склада: кладовщики теперь при приемке обязаны сканировать каждую единицу с маркировкой или указывать серию вручную. Если серия не указана — документ не проводится, система блокирует отгрузку.
Результат: компания перестала терять деньги на «забытой» просрочке, отрицательные остатки ушли в прошлое, а время закрытия месяца сократилось с пяти дней до одного. Штрафов от Росздравнадзора удалось избежать, так как все лекарства с истекающим сроком годности уходили в отгрузку первыми.
Сам клиент сказал: «Раньше я думал, что серии в 1С — это лишняя головная боль. Оказывается, просто надо было правильно настроить».
Итог: включили серии? Не забудьте о главном
Чтобы серийный учёт в 1С приносил пользу, я рекомендую вот что:
- Выбирайте правильную политику учета: справочно — для справки, FEFO — для сроков годности, управление остатками — для уникальных экземпляров.
- Обучите сотрудников: ни одна программа не поможет, если кладовщики при приемке «забывают» указать серию или срок годности.
- Разрешите конфликты резервирования: проверьте настройки, чтобы система не резервировала одну серию для двух заказов одновременно.
- Регулярно сверяйте остатки: запускайте отчет «Остатки товаров по срокам годности» — это лучший способ увидеть потенциальную просрочку до того, как она ударит по репутации.
Серийный учет — это не про «поставлю галочку и забуду». Это про дисциплину на складе, точные данные для бухгалтерии и защиту бизнеса от убытков и штрафов. Настроили один раз грамотно — забыли о проблемах на годы вперёд.
Нужна помощь с учетом в 1С? Возникли сложности с обменами между базами или дублированием документов? Задайте вопрос в комментариях — и я, Иван Николенко, отвечу на все ваши вопросы!
