Привет, друзья, на связи ведущий программист 1С Иван Николенко из компании OSMINOG PROJECT. Сегодня расскажу все об инвентаризации в 1С.
Вы провели ее, а в 1С разница между учетными и фактическими остатками такая, что глаза разбегаются. Начинаются недели ручных правок, «чёрных» списаний и нервотрёпки с бухгалтерией.
Но есть хорошая новость: если провести инвентаризацию по четкому алгоритму, расхождения можно закрыть за пару часов, а не за месяц.
Пошаговая инструкция для «чистой» инвентаризации в 1С
Шаг 1. Подготовьте базу. Убедитесь, что все поступления, реализации, перемещения и списания за период загружены и проведены. Закройте «незакрытые» документы. Только потом создавайте инвентаризацию.
Шаг 2. Создайте приказ на инвентаризацию. В разделе «Склад» → «Инвентаризация» выберите «Приказ на инвентаризацию» (форма ИНВ-22). Укажите место хранения (склад), период и состав комиссии. Распечатайте или отправьте на мобильные устройства членам комиссии.
Шаг 3. Сформируйте инвентаризационную опись (ИНВ-3). На основании приказа создайте «Инвентаризацию товаров». Программа подтянет все учетные остатки на дату. Распечатайте пустые графы «Фактическое количество» — комиссия будет их заполнять вручную. Или используйте ТСД для сканирования.
Шаг 4. Введите фактические остатки. После пересчёта введите в 1С фактические количества (поштучно или путем импорта из файла сканирования). Нажмите «Рассчитать расхождения» — программа покажет излишки и недостачи.
Шаг 5. Оформите результат. Если расхождения есть, используйте кнопку «Создать документы по расхождениям». Для излишков — «Оприходование товаров» (автоматически заполнит сумму). Для недостач — «Списание товаров» (выберите статью затрат, например, «Недостачи и потери»). Если расхождений нет — просто закройте инвентаризацию.
Шаг 6. Утвердите и закройте. Проведите документы оприходования и списания. Проверьте, что после этого остатки по всем позициям сравнялись с фактическими. Сформируйте сличительную ведомость (ИНВ-19) и подпишите у руководителя.
Типичные ошибки, из-за которых расхождения «раскапывают» неделями
- Забыли закрыть движения товаров. Если после даты инвентаризации проведены какие-то документы (например, приход или отгрузка «задним числом»), то факт и учёт разъедутся.
- Не учли серии или партии. Для товаров с серийными номерами и сроками годности обязательно сверять каждую единицу, а не только количество.
- Провели списание «для галочки» без подтверждения комиссии. Нельзя просто нажать «Списать недостачу» — нужен акт комиссии, иначе налоговая не примет расходы.
- Инвентаризация без остановки склада. Если во время пересчёта идут отгрузки, расхождения неизбежны. Лучше проводить в конце дня или в выходной.
Недавний кейс: как я помог компании закрыть расхождения за один день
Ко мне пришёл владелец оптового склада стройматериалов. Каждый квартал после инвентаризации бухгалтерия неделями «ковырялась» в таблицах, пытаясь понять, почему остатки по 1С не бьются с реальностью. Особенно мучились с позициями, у которых были разные серии и сроки годности (цемент, краски, герметики).
Я зашел в базу и увидел вот что: инвентаризации делались на клочке бумаги, а в 1С просто “рисовали” оприходования и списания “на глаз”. Никто не сверял серии. После настройки я включил для строительных материалов политику учёта серий “Управление остатками”.
Обучил кладовщиков сканировать этикетки при приемке и отгрузке. Следующая инвентаризация заняла три часа вместо трех дней. А главное — расхождения сошлись до копейки.
После внедрения регламента компания перестала терять деньги на «забытой» просрочке и необоснованных списаниях. А владелец наконец-то поверил цифрам в отчёте «Остатки товаров».
Итог: как не раскапывать расхождения после инвентаризации
- Делайте инвентаризацию регулярно (хотя бы раз в квартал для склада и раз в год для ОС).
- Используйте мобильные терминалы сбора данных (ТСД) — это исключает ошибки ручного ввода.
- Настройте партионный и серийный учёт для товаров со сроками годности и уникальными номерами.
- Перед инвентаризацией закрывайте все движения и останавливайте приёмку/отгрузку.
Помните: грамотно проведенная инвентаризация в 1С — это не проверка ради проверки, а способ увидеть реальное положение дел на складе.
Если после пересчета расхождения минимальны, учёт настроен правильно. Если разбежка катастрофическая — ищите дыры в процессе, а не в программе.
Нужна помощь с учетом в 1С? Возникли сложности с обменами между базами или дублированием документов? Задайте вопрос в комментариях — и я, Иван Николенко, отвечу на все ваши вопросы!
